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Vai contratar? Salve esta checklist da documentação necessária!

Leia em 5 min.

Deu tudo certo. Sua empresa abriu vaga, fez todo o processo seletivo, usou o melhor da tecnologia em recrutamento e seleção, aplicou o ótimo feeling do gestor e chegou ao candidato ideal para aquele cargo.

E agora? Por lei, quais documentos são exigidos para formalizar o registro em carteira? Quanto tempo a empresa tem para fazê-lo e devolver cópias ou documentos originais ao novo funcionário?

Veja nesta checklist o que, obrigatoriamente, o RH tem que pedir, a importância dessa documentação e muitas outras informações para que o novo vínculo empregatício seja eficiente e transparente desde o começo!

Por que a documentação é importante

Porque além de servirem para a empresa conhecer melhor o novo colaborador, esses registros civis protegem o empregador, resguardando sua regularidade perante a lei.

Para os órgãos de fiscalização, contratar uma pessoa sem ter sua documentação pode ser entendido como “preferir o anonimato” por não respeitar as leis trabalhistas.

Dessa forma, a organização pode ser multada e ver sua credibilidade colocada em xeque se receber um representante do Ministério do Trabalho, por exemplo, e não comprovar que os contratos e tudo o mais está sendo respeitado.

Esses documentos também ajudam na hora de incluir dados sobre dependentes financeiros e na inclusão dos benefícios concedidos pela empresa, como auxílio-creche e convênios médico e odontológico.

Outro fator relevante é que a documentação é essencial para cálculos de direitos trabalhistas, como o salário-família, IRRF e pensão alimentícia.

ESTE TEXTO TAMBÉM É PRA VOCÊ: Onboarding: o que é e como fazer na prática

Vamos então ao que não pode faltar nesse primeiro momento?

Confira a checklist para a etapa de contratação

  • foto 3×4
  • original e cópia da carteira de trabalho
  • original e cópia da carteira de habilitação (caso o cargo utilize veículo, verificar a categoria exigida)
  • cópia da carteira de identidade
  • cópia do CPF
  • cópia do comprovante de escolaridade
  • cópia do comprovante de endereço
  • cópia do título de eleitor
  • inscrição no PIS
  • original e cópia do registro profissional emitido pelo órgão da classe
  • cópia da certidão de nascimento (se solteiro) ou certidão de casamento (quando casado)
  • cópia do certificado de reservista (se homem entre 18 e 45 anos)
  • original do atestado de saúde ocupacional (deu uma clínica de exame admissional)
  • cópia da certidão de nascimento de filhos de até 21 anos
  • cópia do cartão de vacina e comprovante de frequência escolar para filhos de até 7 anos

Administrar todo esse processo burocrático, você sabe, faz parte da rotina dos profissionais de RH.

Mas tem algo que vale a pena ressaltar: segundo a Lei nº 5.553, a partir do momento em que o candidato entrega a documentação, a empresa tem no máximo de cinco dias para devolver todos os documentos originais, mesmo se forem cópias autenticadas.

E tem mais: segundo o artigo 29 da CLT, o prazo é reduzido a 48 horas para a entrega da CTPS devidamente assinada pelo contratante!

Para evitar falhas que comprometam o controle e cumprimento de prazos no que se refere a isso tudo, a dica da Facioli Consultoria é aderir ao RH 4.0!

O uso de recursos automatizados otimiza tempo, minimiza erros e gera processos mais seguros no que se refere ao arquivo de documentos escaneados, sem ocupar o espaço físico do seu negócio.

Sem falar que quando o departamento de Recursos Humanos tem a ajuda da tecnologia, etapas se tornam mais dinâmicas e eficientes, proporcionando a toda a equipe experiências desenvolvedoras.

E isso se reverte em profissionais mais felizes e produtivos no cumprimento de suas atividades.

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